Colaboração de equipe
Ferramentas de colaboração em equipe, como edição simultânea e observação de revisão são pilares de qualquer Software de Gerenciamento de Projetos. A gestão de projetos com aspectos de colaboração da equipe também torna os colaboradores mais engajados com seu trabalho.
Estudos corporativos têm demonstrado que o aumento do trabalho em equipe resulta em maiores taxas de engajamento entre os funcionários. Isso porque as pessoas tendem a ser mais ativas com certos projetos se for um esforço conjunto entre eles e colegas de trabalho.
Softwares de Gerenciamento de Projetos
O software remedia os obstáculos geográficos e logísticos da colaboração. O Software de Gerenciamento de Projetos torna mais fácil para os funcionários colaborarem entre si, tornando-os mais produtivos devido à culpa que sentiriam se não puxassem seu próprio peso.
Faturamento
Folha de pagamento pode ser um pesadelo às vezes, mas as capacidades de faturamento do projeto mais moderno o Software de Gerenciamento pode mitigar o incômodo. Muitas vezes, ele se liga com recursos de rastreamento de tempo para marcar horas faturadas.
As soluções de Gerenciamento de Projetos que incorporam software de faturamento em sua lista de recursos têm até mesmo a capacidade de exibir quais tarefas concluídas permanecem não pagas, garantindo que as agências não se esqueçam de pagar aos contratantes pelo trabalho final.
Os indivíduos também se beneficiam de Software de Gerenciamento de Projetos com faturamento, pois permite que rastreiem as atribuições em sua fila e faturam clientes usando a mesma plataforma. Isso leva a uma melhor produtividade e tempos de pagamento mais rápidos.
Integrações
Seja salvando arquivos para o Google Drive ou importando um diagrama lucid chart, integrações podem ser extremamente útil. As integrações também reduzem os custos operacionais, uma vez que permitem que as equipes realizem mais tarefas através de uma única plataforma, em vez de pagar por várias assinaturas.
O Software de Gerenciamento de Projetos que suporta integrações pode até reduzir a mão de obra necessária para executar uma equipe, já que você pode ter uma única pessoa controlando a plataforma em vez de várias pessoas, cada uma supervisionando uma ferramenta diferente.
Software com uma vasta gama de integrações torna mais fácil para os proprietários de negócios avaliar o desempenho da empresa e áreas spot que precisam ser melhoradas, uma vez que todos os dados são centralizados em uma plataforma unificada.
Atribuição de Tarefas
A atribuição da tarefa permite que os colaboradores acompanhem quem está fazendo o quê. Os funcionários dos rastreadores podem ver tarefas que eles ainda estão para completar, enquanto os supervisores podem monitorar a produtividade daqueles que trabalham sob eles.
Os prazos exibidos em cada tarefa lembram aos funcionários que eles estão em um cronograma apertado para completar suas atribuições e, portanto, leva a um ritmo mais rápido devido ao senso de urgência que o software instila.
Subtarefas
Listas de verificação e recursos similares permitem que os funcionários quebrem suas tarefas em pedaços menores e mais gerenciáveis. Também torna mais fácil para as equipes dividir a tarefa entre vários funcionários, aumentando ainda mais o trabalho em equipe.
Notificações
O Software de Gerenciamento de Projetos pode garantir que os funcionários não se esqueçam de certas tarefas notificando-os. Também reduz as submissões tardias, removendo a desculpa da tarefa "escorregando na cabeça".
Encontre uma plataforma de Gerenciamento de Projetos que possa enviar essas notificações através de várias plataformas. As notificações de desktop são úteis por si só, mas as notificações móveis levam as coisas ao próximo nível, lembrando os funcionários sobre tarefas mesmo quando não estão no escritório.
Se sua plataforma de Gerenciamento de Projetos permitir que configure quando as notificações forem enviadas, defina-a para lembrar os funcionários sobre suas tarefas à tarde — logo após o intervalo para o almoço. Isso garantirá que eles trabalhem nas tarefas mais urgentes assim que voltarem.
Roadmaps
Um projeto é mais provável de funcionar sem problemas quando há roteiros destacando quando cada fase começa e termina. O Software de Gerenciamento de Projetos com recursos de roteiro pode exibir todas as tarefas que precisam ser concluídas antes de passar para o próximo estágio de desenvolvimento.
Usar Software de Gerenciamento de Projetos para gerar roteiros é muito mais rápido do que fazê-lo manualmente e torna mais fácil revisar certos aspectos do mapa abaixo da linha. Construir o roteiro do seu Software de Gerenciamento de Projetos também permite que agende tarefas através dele.
Também torna mais fácil compartilhar o roteiro sem ter que se preocupar com vazamento de informações confidenciais, uma vez que pode configurar permissões de visualização de tal forma que certas partes do mapa só sejam visíveis para membros de nível C da empresa.
Cronogramas
Também conhecidos como gráficos gantt, as linhas temporais mostram tarefas passadas e futuras em ordem cronológica, permitindo rever o que já foi concluído e antecipar as próximas ações que precisam ser realizadas. A gestão do portfólio de projetos é importante para qualquer negócio que precise
O comprimento da linha usada para representar a tarefa varia de acordo com a duração correspondente. Os gráficos Gantt usam um meio muito visual para comunicar os diferentes aspectos de um projeto a todos os colaboradores.
Isso torna a colaboração mais conveniente e explica por que os gráficos Gantt estão em uso desde 1910. Os cronogramas também ajudam as equipes a identificar quais tarefas dependem da conclusão de uma tarefa anterior, permitindo que elas executem seu trabalho em uma ordem eficiente.
Automação do fluxo de trabalho
Muito tempo é gasto em ações manuais, como agendar tarefas de repetição. Pode não parecer um monte de tempo, mas a quantidade de tempo desperdiçado gradualmente compilada - chegam a minutos e formam horas. A automação do fluxo de trabalho pode reduzir esse tempo desperdiçado, evitando também erros humanos.
A satisfação da equipe também melhora à medida que mais aspectos do fluxo de trabalho são automatizados, uma vez que libera os funcionários de tarefas tediosas e permite que eles se concentrem em tarefas criativas. Isso mantém a moral elevada e garante que a empresa tire o máximo das habilidades de cada funcionário.
As agências de marketing se beneficiarão muito do Software de Gerenciamento de Projetos que possui automação de fluxo de trabalho, uma vez que eles serão capazes de pagar menos aos seus contratados high-end, eliminando tarefas repetitivas e triviais.
Compartilhamento de arquivos
Seja uma equipe de redação, agência de marketing ou estúdio de software, o compartilhamento de arquivos é primordial para a perfeita colaboração. Isso é especialmente verdade para empresas com trabalhadores remotos que trocam arquivos inúmeras vezes por dia.
Procure um Software de Gerenciamento de Projetos que ofereça armazenamento gratuito também. Todos os arquivos armazenados na plataforma devem ser atualizados automaticamente em tempo real para evitar quaisquer erros de comunicação causados por colaboradores que analisam diferentes versões do mesmo documento.
Certifique-se de que o Software de Gerenciamento de Projetos que escolher tenha criptografia forte para garantir que os arquivos que estão sendo compartilhados não sejam phished por hackers, concorrentes ou qualquer outra pessoa com intenção maliciosa. Vulnerabilidade é a troca que vem com conveniência.
Aplicativos móveis
Encontre um Software de Gerenciamento de Projetos que tenha aplicativos móveis para Android e iOS (que sincronizam com a área de trabalho versão) para que os colaboradores possam completar suas tarefas em movimento. Como os funcionários podem trabalhar mesmo quando não estão fisicamente no escritório, terá tempos de reviravolta mais rápidos.
Os aplicativos móveis também permitem que os membros da equipe agendem tarefas enquanto estão fora. Isso garante que informações cruciais possam ser salvas na plataforma sem que ela escorregue antes de voltar ao escritório.
Isso ainda facilita a atualização da agenda no Software de Gerenciamento de Projetos durante as reuniões, já que cada colaborador pode agendar novas tarefas, editar as já existentes e tomar notas com apenas alguns toques.
Rastreamento de tempo
Muitos funcionários online são pagos por hora e é por isso que a maioria dos Software de Gerenciamento de Projetos tem recursos de rastreamento de tempo. Isso facilita o pagamento pelo tempo trabalhado. Ele também permite que veja quanto deve aos empreiteiros que podem ajudá-lo a manter as coisas dentro do orçamento.
Os gestores que não conseguem acompanhar quanto dinheiro é devido atualmente aos freelancers é uma das principais causas por trás de projetos que ultrapassam seu orçamento alocado. O software de rastreamento de tempo também garante que os contratantes não exagerem a quantidade de tempo que gastaram em um projeto.
Isso contrasta com planilhas onde eles têm total liberdade para declarar suas horas faturadas ou sistemas de cartão de perfuração que são vulneráveis. Na verdade, apenas 10% das empresas pesquisadas ainda usam cartões de perfuração.
Alocação de recursos
Sejam pessoas, tempo, materiais, equipamentos ou fundos, saiba onde estão alocados todos os seus recursos, isso é a chave para manter um projeto nos trilhos. Algumas plataformas até permitem prever necessidades futuras e gerar projeções, facilitando o planejamento para projetos futuros.
O Software de Gerenciamento de Projetos com recursos de alocação de recursos também permite identificar quaisquer possíveis restrições para que você possa encontrar uma solução alternativa com antecedência. Se o software mostrar que não tem escritores suficientes para a próxima campanha, então poderá terceirizar.
A diferença é que, sabendo que há a necessidade de terceirizar com algumas das semanas ou meses de antecedência, terá o tempo necessário para encontrar os contratados certos e obter um preço justo para as tarefas que precisam ser feitas. Com a capacidade de criar listas de tarefas detalhadas, folhas de tempo e automatizar notificações, o gerenciamento de trabalho nunca foi tão fácil.
Gerenciamento de Documentos
O controle de versão é uma parte essencial do gerenciamento de documentos. Reverter para uma versão anterior pode ser um salva-vidas se os clientes não estão satisfeitos com as últimas mudanças. Agências de marketing e outras empresas com forte dependência da colaboração digital tendem a acumular documentos.
Pode ser difícil classificar todos esses arquivos sem um Software de Gerenciamento de Projetos que incorpore o gerenciamento de documentos. A capacidade de separar arquivos em pastas limpas e marcá-los com base no projeto ao que eles estão vinculados tornará mais fácil peneirar os arquivos quando necessário.
Armazenar e gerenciar documentos através de seu Software de Gerenciamento de Projetos também é mais seguro do que manter todos os arquivos salvos em um servidor local, pois reduz as chances de espionagem corporativa por ter os dados fora do local.
Nenhum comentário:
Postar um comentário
Compartilhe sua opinião e ponto de vista: