Como seu Departamento de Marketing hospeda os eventos que promove e nos quais sua Força de Vendas participa?
Provavelmente sua empresa não está sozinha no modo como faz a gestão disso, pois continuamos descobrindo cada vez mais empresas que realizam eventos e começam a exigir um sistema para automatizar suas atividades de gerenciamento de eventos de forma orquestrada.
Tradicionalmente, a gestão dos eventos é realizada assim:
- Manualmente;
- Via e-Mails;
- Em Planilhas e
- Pelo telefone
Em alguns casos usam sistemas de terceiros, como: Eventbrite, Trybooking, etc.
O principal problema com esses sistemas é que você acaba tendo as informações de seus clientes em silos (mais uma vez) e não é capaz de aproveitar os insights que você poderia obter de um banco de dados centralizado e integrado.
O Gerenciamento de Eventos não é um recurso muito utilizado nos sistemas de CRM, mas parece estar mudando. Sistemas mais desenvolvidos permitem interações no banco de dados, os quais incluem:
- A capacidade de criar eventos dentro do CRM e fazer com que apareçam automaticamente no site;
- As pessoas podem se registrar no evento através do site, mantendo as informações capturadas automaticamente;
- Os participantes recebem automaticamente um feedback imediato com os detalhes do evento;
- Um lembrete automatizado é enviado aos participantes antes do evento;
- Crachás são automaticamente gerados a partir da lista confirmada dos participantes;
- A lista de presença serve ao propósito de identificar quem realmente compareceu;
- Um e-mail personalizado é enviado após o evento, medindo a satisfação; e
- Novas abordagens são realizadas com os participantes, desenvolvendo novas ações.
O tempo médio economizado no Gerenciamento de Eventos usando um sistema CRM varia entre 1 hora e 6 horas. Além disso, a participação no evento aumenta em cerca de 5% após a introdução de um sistema de CRM.
Todas as informações, de todos os eventos simultâneos, bem como seus respectivos ROIs, pode ser facilmente recuperados num banco de dados central, viabilizando a comparação e a projeção nos anos seguintes. Sem dúvida, outra vantagem é a capacidade de análise por perfil de evento, tamanho, custo, etc... Algo que somente um produto contendo o Gerenciamento de Eventos pode proporcionar.
Se desejar mais informações sobre como gerenciar seus eventos com um CRM, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.
Deixe-nos saber se você gerencia eventos ou se está pensando em realizar eventos no futuro. Quais sistemas usa (manual e automatizado)? Gostaríamos que compartilhasse suas experiências com todos.
Segue um breve Quizz mental para analisar o estágio no qual se encontra seu Sistema de Eventos.
1. De 1 a 5 Quão bem estruturado está o processo de eventos da sua empresa, e quão claro é para todos os envolvidos? Sendo 1 nada estruturado e 5 Muito bem estruturado.
2. De acordo com a lista abaixo, quais são os principais tipos de eventos realizados por sua empresa:
- Refeição de negócios
- Congresso
- Mini Meeting
- Aula Médica
- Dia do Produto
- Board Médico
- Simpósio Treinamento
- Outros
3. Aproximadamente quantos eventos são realizados anualmente por sua empresa?
4. Qual o percentual de pequenos eventos (mini-meetings) realizados?
5. Realizam eventos virtuais? Em caso positivo, quantos aproximadamente, são realizados por ano?
6. Hoje, como a informação gerada pelo evento é utilizada?
- Compartilhado com FV
- Conciliação de custos e orçamento do evento
- Integração com os processos da área de compliance
- Conciliação de participantes
- Pesquisa de satisfação do evento
- Relatórios Gerenciais
- Lei de Transparência
- Outros
7. Entre 1 a 5, qual é a dificuldade existente para gerar Indicadores e Relatórios sobre os eventos? Por exemplo: custos, planejado x realizado, quantidade de eventos, etc. Onde 1 seria muito simples e 5 muito complexo/trabalhoso.
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