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CRM - COMO sua Empresa faz a Gestão de Eventos?

CRM - COMO sua Empresa faz a Gestão de Eventos?
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Como seu Departamento de Marketing hospeda os eventos que promove e nos quais sua Força de Vendas participa?

O que é CRM - Customer Relationship Management ?

Provavelmente sua empresa não está sozinha no modo como faz a gestão disso, pois continuamos descobrindo cada vez mais empresas que realizam eventos e começam a exigir um sistema para automatizar suas atividades de gerenciamento de eventos de forma orquestrada.


 Tradicionalmente, a gestão dos eventos é realizada assim:
  • Manualmente;
  • Via e-Mails;
  • Em Planilhas e
  • Pelo telefone
Em alguns casos usam sistemas de terceiros, como: Eventbrite, Trybooking, etc.

O principal problema com esses sistemas é que você acaba tendo as informações de seus clientes em silos (mais uma vez) e não é capaz de aproveitar os insights que você poderia obter de um banco de dados centralizado e integrado.

O Gerenciamento de Eventos não é um recurso muito utilizado nos sistemas de CRM, mas parece estar mudando. Sistemas mais desenvolvidos permitem interações no banco de dados, os quais incluem:
  • A capacidade de criar eventos dentro do CRM e fazer com que apareçam automaticamente no site;
  • As pessoas podem se registrar no evento através do site, mantendo as informações capturadas automaticamente;
  • Os participantes recebem automaticamente um feedback imediato com os detalhes do evento;
  • Um lembrete automatizado é enviado aos participantes antes do evento;
  • Crachás são automaticamente gerados a partir da lista confirmada dos participantes;
  • A lista de presença serve ao propósito de identificar quem realmente compareceu;
  • Um e-mail personalizado é enviado após o evento, medindo a satisfação; e
  • Novas abordagens são realizadas com os participantes, desenvolvendo novas ações.
O tempo médio economizado no Gerenciamento de Eventos usando um sistema CRM varia entre 1 hora e 6 horas. Além disso, a participação no evento aumenta em cerca de 5% após a introdução de um sistema de CRM.

Todas as informações, de todos os eventos simultâneos, bem como seus respectivos ROIs, pode ser facilmente recuperados num banco de dados central, viabilizando a comparação e a projeção nos anos seguintes. Sem dúvida, outra vantagem é a capacidade de análise por perfil de evento, tamanho, custo, etc... Algo que somente um produto contendo o Gerenciamento de Eventos pode proporcionar.

Se desejar mais informações sobre como gerenciar seus eventos com um CRM, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.

Deixe-nos saber se você gerencia eventos ou se está pensando em realizar eventos no futuro. Quais sistemas usa (manual e automatizado)? Gostaríamos que compartilhasse suas experiências com todos.


Segue um breve Quizz mental para analisar o estágio no qual se encontra seu Sistema de Eventos.


1. De 1 a 5 Quão bem estruturado está o processo de eventos da sua empresa, e quão claro é para todos os envolvidos? Sendo 1 nada estruturado e 5 Muito bem estruturado.


2. De acordo com a lista abaixo, quais são os principais tipos de eventos realizados por sua empresa:
  • Refeição de negócios
  • Congresso
  • Mini Meeting
  • Aula Médica
  • Dia do Produto
  • Board Médico
  • Simpósio Treinamento
  • Outros

3. Aproximadamente quantos eventos são realizados anualmente por sua empresa?


4. Qual o percentual de pequenos eventos (mini-meetings) realizados?


5. Realizam eventos virtuais? Em caso positivo, quantos aproximadamente, são realizados por ano?


6. Hoje, como a informação gerada pelo evento é utilizada? 
  • Compartilhado com FV
  • Conciliação de custos e orçamento do evento
  • Integração com os processos da área de compliance
  • Conciliação de participantes
  • Pesquisa de satisfação do evento
  • Relatórios Gerenciais
  • Lei de Transparência
  • Outros

7. Entre 1 a 5, qual é a dificuldade existente para gerar Indicadores e Relatórios sobre os eventos? Por exemplo: custos, planejado x realizado, quantidade de eventos, etc. Onde 1 seria muito simples e 5 muito complexo/trabalhoso.


8. Utiliza algum Sistema de Despesas integrado ao Sistema de Eventos?


9. O processo de solicitação de RSVP atual está integrado com o Sistema de Eventos?


10. Entre 1 a 5, como foi a experiência da sua empresa para reportar a Lei de Transparência? Sendo 1 muito fácil e 5 muito difícil.



Leia também:

Omni-Channel Marketing - Indústria Farmacêutica e de Saúde - 01 - Abordagens Digitais - Comunicação com os Pacientes

Omni-Channel Marketing - Indústria Farmacêutica e de Saúde - 02 - Abordagens Digitais - Indo Além dos Medicamentos com a Prestação de Serviços

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